Stor og lydhør forsamling som ville høre mer om arrangementet og arrangørens mange roller og oppgaver. Under. Nils Kristen Wiig bidro med egne tips, råd og vink til arrangøren.

Kompetansehelgens dag 2 skapte kompetanse fra første øyeblikk av, da Inger B. Steinsland viftet med den gamle arrangementsboken sin og bebudet en helt ny og oppdatert.

Så «stinn var brakken» til denne delen av formiddagsprogrammet at Inger ufrivillig, men med glede brøt det aller første budet, det om å overholde tidsskjemaet. Det var nemlig flere som ville høre henne enn det var beregnet stoler til. Illustrerende nok het salen for seansen hennes «opportunity» - og her var det mange som ville benytte anledningen til litt påfyll.

* REGI er for mange arrangører noe helt nytt, ihvertfall i forhold til den gamle arrangementsboken. Nå er dette med stram regi blitt en viktig del av stevnet!

- Dessuten er selve huskelisten en viktig del for arrangøren, ikke minst for den uerfarne arrangøren i «det lille stevnet», forklarte Inger B, som stilte med en lang rekke eksempler fra hennes egen Kristiansand og de mange stevnene hun har vært medansvarlig i.

«Bruk det du synes er viktig»

Spesielt for de uerfarne arrangørene var både foredraget og det som om litt skal komme ferdigtrykket ut til alle klubbene, godt nytt.

- Dette blir en oppslagsbok med eksempler, som for eksempel jakten på sponsorer. Bruk det du synes er viktig, anbefalte Inger, og henvendte seg igjen til de uerfarne arrangørene:

* Det lille stevnet skal også ha regi, tidsskjema, lisenser, materialforvalter, sikkerhetsansvarlig og organisering/utforming.

- Vi skiller selvsagt ut det som er viktig for de store- og de helt store stevnene, og den nye boken gjennomgår nå de siste forandringer og tilføyelser før den skal trykkes, sa Inger.

Grundig forarbeide

Dermed dro hun forsamlingen gjennom stevnet fra A og via de fleste bokstavene i alfabetet helt til Å. Hun ba salen om innspill til hva som skal til for å skape et (godt!) stevne. Og salen var med på notene:

* En detaljert organisasjonsplan!

* Reglene for approbering/godkjennelse av stevnet!

* Huskelisten!

* Elektroniske muligheter!

* Stevner utenfor banen!

* Hvor mange dommere kreves!

* Fornyelse av stevnene/produktutvikling!

* Tilrettelegge stevnet for de aller yngste!

* Se og vurder stevnet sett utenfra!

Og Inger tok for seg alle innspillene, som for de aller fleste har en fellesnevner:

De omtales i den nye boken.

Forarbeidet er viktig

- Noe av det aller viktigste for arrangøren er å gjøre gode forberedelser, anbefalte foredragsholderen, og viste til blant mye annet stevnets varighet, når det skal avholdes, hva slags stevne som planlegges og selve øvelsesutvalget:

- Husk at alle stevner skal meldes inn til kretsen. De skal med i terminlisten, og her finnes det frister, sa Inger B med løftet pekefinger.

- Innbydelsen skal være av det enkle slaget, og sørg endelig for at det blir offentliggjort for alle. Sørg for å ha laget en liste over alt utstyr som trenges til stevnet. Den listen er like viktig som et nøyaktig – ned til et fra-minutt-til-minutt-tidsskjema.

Og hun reklamerte varmt for såkalte «myldrestevner» for barn. Stevner hvor de aller yngste kan vandre banen rundt og finne øvelser.

- Husk en liste over funksjonærene! Lag stemning også i forkant av stevnet ved å møte funksjonærer, dommere og deltagere ved inngangen til stadion.

Premiering er viktig for de yngste, ikke minst egne deltagermedaljer, og stevner med egen påmeldingsavgift skal ha premiering, lød budskapet. Minst like viktig er at det føres korrekte resultatlister ut fra egne maler.

De store stevnene…

Stikkord som «arrangementskomite» og «organisasjonskart» kom tidlig opp da Inger B. Steinsland tok for seg de store stevnene:

- Fordel arbeidsoppgavene og ta spesielt hensyn til hva folk er gode på! Ta hensyn til ansvarlighet og håndplukk folk dere kan stole på, var rådet hun ga den ivrig noterende forsamlingen. Fra salen kom det ønske om en egen mal for stevneprogrammet og dets innhold, et ønske som ble notert på flekken.

Kart over arenaen som ikke bare viser hvor de forskjellige øvelsene skal gå, men også hvor de mange stevnefunksjonene er plassert. Som for eksempel sekretariatet…

I Kristiansand kan Inger & co støtte seg til kapasiteten Sander Heggheim, som er en av landets ypperste når det gjelder stevneregi. Og Sander deler villig med sin erfaring. Helt ned til de minste og kanskje mest usynlige detaljene.

Her overtok Nils Kristen Wiig ordet og supplerte med sine egne erfaringer. Noe av det første han anbefalte, var minutt-til-minutt-skjemaet. Detaljene, som for eksempel når- og hvor lang tid går med til å flytte starteren og hans/hennes utstyr?

-Planlegging er alfa og omega, like viktig er selve rollefordelingen! Og ikke minst at absolutt alle som er med å arrangementet, har klokker som går likt, var beskjeden.

Fra salen kom det ønske om å få med egne kapitler om noe av det nye i tiden, nemlig «streaming» av stevnene. Dette får sin plass i den nye håndboken.

Fra salen kom det beskjed om at stevnene – i hvert fall de større stevnene skal styres med hard hånd for å unngå kollisjoner om oppmerksomheten.

Fra salen kom det et råd om å planlegge for «kriser»; hva kan gå galt!

Mon tro ikke dette også vil bli å finne i den nye håndboken.

Avslutningsvis kom Inger B. Steinsland med en del gode råd:

- Lag et tidsskjema som tar hensyn til utøverne! Og ikke offentliggjør det før det er endelig! Utform sekretariatet ut fra behovet. Husk jakten på (lokale!) sponsorer og ikke glem reklame på streamingen, var blant de mange og gode rådene.

At foredraget ble avsluttet med den malende plakaten under, var i og for seg en selvfølge!