Det er viktig å ha med seg flere frivillige på laget under opprettelsen og gjennomføringen av et arrangement. Det vil være optimalt å gi noen av disse unike lederroller for forskjellige ansvarsområder:
Arrangementsleder; har det overordnede ansvaret for arrangementet. De andre lederrollene skal rapportere til arrangementsleder som skal kunne svare på spørsmål, bidra til løsninger og motivere de som bidrar i andre roller.
Påmeldings- og startnummer ansvarlig; skal ha ansvar for alle søknader og at arrangementet kommer på terminlisten og skal åpne for påmelding. Dersom man ikke benytter seg av online påmeldingsløsninger må personen også sørge for at deltakeravgiften faktureres. Personen har også ansvar for å undersøke at alle deltakerne har betalt engangs- eller helårslisens. Det er også viktige påmeldings- og startnummer ansvarlig bestiller startnummer og har ansvar for å distribuere dette til deltakerne på arrangement dag.
Tidtakeransvarlig: Det er svært vanlig å leie inn et eksternt selskap til å gjennomføre tidtaking og sette opp systemet. Det er likevel lurt at man har en person som har ansvaret for å ta kontakt og opprettholde den med det eksterne selskapet. Ofte er det behov for tilgang til strøm og nettverk, og på denne måten faller også dette ansvaret under tidtaker ansvarlig.
Sponsoransvarlig: Det er lurt å ha en person med i arbeidsgruppen som har ansvar sponsorer til arrangementet. Arbeidsoppgavene tilknyttet vervet er ofte å skaffe sponsorer, sørge for oppfølging av disse, tar seg av de under arrangementet og følge de opp i etterkant. Det er sponsoransvarlig sitt ansvar å følge opp og ser til at alle avtaler blir fulgt opp.
Presse- og markedsføringsansvarlig: Presse og markedsføringsansvarlig har ansvar for at riktig og god informasjon på arrangementets nettsider. I tillegg bør person oppdatere sosiale medier, og ha god kommunikasjon til lokal eller nasjonal presse. Personen har ansvar for å gi gode forhold til pressen under arrangementet, gjerne gi tilgang til strøm, plass under tak m.m. Presseansvarlig og arrangementsleder har ofte ansvar for å utale seg til presse i forkant, under og etter arrangementet. Personen bør også ha ansvar for at det blir tatt bilder og at det skrives redaksjonelle saker. Det vil fungere som god markedsføring for neste års arrangement.
Løypeansvarlig: Det bør utnevnes en person som har ansvar for løype. Personen skal hente inn nødvendige tillatelser fra politi og kommune og at løypen blir sikret og merket tilstrekkelig. I tillegg har man ansvar for å hente inn tilstrekkelig med løypevakter og at løypen blir kontrollmålt (om nødvendig). Tenk igjennom potensielle feil som kan oppstå langs løypen. Løypeansvarlig bør ta en runde i løypa rett før arrangementet slik at man kan oppdage feil og mangler. Personen bør skaffe: Sperrebånd, markører og vester til løype vakt.
Sikkerhetsansvarlig: Den ansvarlige for sikkerheten bør tenke gjennom hva som kan gå galt, og legge en plan for hvordan slike situasjoner skal løses dersom de oppstår. Det er sikkerhetsansvarliges oppgave å sørge for at de frivillige vet hvordan de skal agere hvis noen utforutsett hender. Sørge for at arrangementet har personer med kompetanse på førstehjelp, og at det ved store arrangement er helsepersonell tilgjengelig. Skal man ha politi tilstedte, er det viktig at sikkerhetsansvarlig er i dialog med dem. Man kan laste ned «veileder for sikkerhet ved store arrangement» fra nettsiden til Direktoratet for sikkerhet og beredskap.
Kioskansvarlig: Salg av mat på arrangementet er et godt tilbud til deltagerne. Ved rett planlegging kan det også være en god inntektskilde for arrangøren. For kioskansvarlig er det viktig å tenke igjennom logistikken rundt dette. Hva må bestilles, skal det bakes kaker osv...? Trenger man strøm, kjøleskap, kokker? Hvor mye veksel er det behov for, må man leie inn betalingsterminal, skal man opprette muligheter for betaling med vipps? Det er viktig at kioskansvarlig klarer å skaffe tilstrekkelig med frivillige, slik at salget blir effektivt.
Vannstasjonsansvarlig: Hovedoppgaven til den ansvarlige er å ha tilstrekkelig med drikkestasjoner og drikke som skal deles ut til deltakerne underveis. Dette bør rigges på en effektiv måte og plassert på strategiske punkter rundt løypen. Det er også viktig å ha nok personer på hver drikkestasjon. Disse skal fylle på og rydde opp avfall som måtte forekomme.
Premieansvarlig: Har ansvar for at det bestilles opp tilstrekkelig med premier og at de deles ut på en organisert måte. I noen løp deles det ut premier når deltakerne passer målstreken og i disse tilfellene er det viktig med nok frivillige. Det er også vanlig å ha premieseremoni. Premieansvarlig har ansvar for denne seremonien. Hvem skal være speaker, sørge for at han eller hun har tilstrekkelig informasjon, skal det være premiepall, flagg, blomster, Osv.?
Oppryddingsansvarlig: Det er viktig at området man har benyttet etterlates like fint som da man kom. God planlegging av opprydding kan spare arrangøren for mye jobb. Dersom de frivillige er innstilt på at jobben ikke er over før de har ryddet, blir ikke noe få personer stående igjen til slutt med alt arbeidet. Personen med dette ansvaret må sørge for at alle de frivillige vet hva de skal gjøre, og hvordan de skal gjøre det. Hvor skal alt utstyr leveres, hvor skal søppelet kjøres, trenger man redskap osv.?
