Protokoll Styremøte:        Hordaland Friidrettskrets  	Horda	
Møtedato: 
06.08.2019	Møtested: 
Idrettens Hus	Distribusjon til: 
Kretsstyret	
Møtedeltakere:  
Fra Kretsstyret: Peer Frode Jarnung, , An-Magritt Hasås, Aleksander Meyer, Nina Hjellestad, 
Tibor Alexander Mæhlum, Hilde S. Gundersen, 
Fra Adm: Dag Rydland fung. daglig leder	
Forfall:	 Silje Pettersen, Wenche Gjesdal	
SAKSLISTE
48/19: Godkjenning av innkalling og saksliste
49/19: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 19.06.2019
50/19: Gjenstående aksjoner fra tidligere møter
51/19: Handlingsplan 2019/2020
52/19: Regnskap, økonomi
53/19: Drøftingssaker 
54/19: Orienteringssaker
55/19: Eventuelt
	                                                                                                ANSVAR	  		
SAK 48/19: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE

Vedtak : Godkjent uten kommentarer			
SAK 49/19: GODKJENNING AV PROTOKOLL AV 19.06.2019

Vedtak : Godkjent uten kommentarer			
SAK 50/19: GJENSTÅENDE AKSJONER FRA TIDLIGERE MØTER

Sak 43/18 : Årbok
Linker legges inn i mottatt Word dokument. Skal avsluttes før 31.12.2019. Innholdsfortegnelse klar, arbeid med å identifisere aktuell informasjon på nettet pågår.

Sak 11/19 : Regnskap
-Tilskudd fra NFIF på 25.000 kr er ikke utbetalt. Tilskuddet var på 35.000 kr. Mottatt 17.12.18, men ført på feil konto. FERDIG
-Utgift til regnskapsføring sjekkes. Postering er arbeid utført i 2019 med avslutning regnskap 2018 FERDIG
-Det må sjekkes når regnskapsfører kan starte føringen. Kan starte straks, men mangler foto av bilag.
Aleksander har gått på kurs, lager foto og sender regnskapsfører. Ikke utført, haster

-Dag Rydland overtar som Daglig Leder fra 11.06.19. Endres i Brønnøysund registrene. Utført og godkjent av Brønn.reg. FERDIG
-Daglig Leder Dag Rydland skal ha prokura og disponere Hordaland Friidrettskrets sine konto i Fana Sparebank, brukskonto 3412.18.05253 og høyrentekonto 3411.24.18980. Utført. FERDIG

Sak 31/19: Tinestafetten 2019
-Svar på brev sendt til NFIF kopiert til Tine angående NTF Opptur. Opptur 7.mai, samme som Tinestafetten. (pm) Tine kontaktes.
-Priser på IPAD eller apparat for målfoto sjekkes og eventuelt kjøpes. Saken utsettes til Eddie kommer. FERDIG
-Hvitbok for arrangementet, utstyrsliste og evalueringsrapport 2019 oversendes Eddie. Hvitbok oversendt. Utstyrsliste og evalueringsrapport (pm) mottatt fra Jan-Arle. FERDIG

Sak 33/19: Idrettsregistreringen
Saken om prosedyre for Idrettsregistreringen tas opp med Idrettskretsen, og aksjon tas deretter overfor friidrettens lag. Stikkprøve på lagenes ansvarlige for Politiattest utføres mot 6 lag. Tilgang til lagenes årlige rapport/idrettsregistreringen skaffes fra HIK 

Sak 36/19: Innkjøpt datautstyr
-PC i fast opplegg på Fana Stadion, brukergruppen involveres og setter opp teknisk nettverk. Ikke utført
-Kretsen kjøper kabler og installasjonsmateriell etter spesifikasjon fra Brukergruppene. Ikke utført
Sak 36/19 må tas i god tid før neste sesong

Sak 45/19: Drøftingssaker
-Fyllingen Stadion : Styreleder befarer sammen med Frisk og Fyllingen, inkl.Fotball. Utført, men kun Frisk deltok. FERDIG
Problem med kastbur, de som løper gjennom grop kan treffe stolper. Tas opp med Br. kommune
-Varegg kan stille kvinner som medhjelpere på Lerøylekene. Aleksander vurderer, prioriterer ungdom. Ikke utført
-Drakter kjøpes inn, budsjettpost 6540. Tilbud innhentes, sum godkjennes av styreleder før innkjøp. Ikke utført. Vedtak : Innkjøp av drakter prioriteres.
-Tidtakerutstyr Fyllingen og Skansemyren. Brev er sendt til Bergen kommune. Svar purres, Thorbjørn Iversen. Ikke utført
-Dommerliste, oppdatering. Ikke ferdig, følges opp. Ferdig august. 
-Øvelsesutvalg for årsklassene, Hilde gjennomgår. Øvelsesutvalg mottatt. Regelverket sier at øvelsesutvalget er et krav fra NFIF. Stevnesøknader skal ikke godkjennes uten at øvelsesutvalget følges. FERDIG
-Arbeidsgruppe Leikvang stadion må startes snarest.. Ikke utført. Vedtak : Brukergruppen overtar saken. Medlemmer : Ø. Odland Hovding, Tom Jensen Norna-Salhus, Magnus Kleppe Anleggsutvalget. An-Magritt kaller inn til første møte

Sak 46/19: Orienteringssaker
-Årshjul : Jan-Arle har laget liste med arbeidsoppgaver for daglig leder, men den er ikke satt inn i årshjul. Arbeidsoppgavene settes inn i årshjul
-Utbygging Fana Stadion : 
-	Nivå ny kulering/gress/grus. svar i plan, 
-	Oppvarm.felt, svar samme fall som eksisterende asfalt, renne nedre kant. 
-	Utvidelse av nye lengdegroper, svar usikker men antar omplassering lengdeplanke 
Denne informasjon er sendt Anita Raa, EM U23. FERDIG
-Viljar har problem med løypetrase for mosjonsløp. Grunneier er positiv, trase må ryddes
-Ulsetskogen Skole. Styreleder følger opp, aktiviteten koordinert med styreleder Norna-Salhus
-Årets trenerkurs; graveringsfeil: Pågår, lav kostnad. Følges opp

An-Magritt / 
Dag

Dag

Dag

Aleksander

Dag

Dag

Peer

Aleksander

Dag

Dag

An-Magritt

An-Magritt

Peer
An-Magritt

Aleksander

Aleksander

An-Magritt
Dag

Hilde

An-Magritt

Dag

An-Magritt
Peer
Peer
Peer		
SAK 51/19 HANDLINGSPLAN 2019-2020

Handlingsplanen sendes alle. Ansvarlig og støtte går igjennom sitt ansvarsområde og skriver inn oppdatert status. Sendes Dag senest 1 uke før neste styremøte. 

Alle		
SAK 52/19 REGNSKAP OG ØKONOMI (Aleksander)
-Prosjektregnskap utført manuelt, sendes styret 
-Likviditet, inntekt og kostnader gjennomgått. Likviditet er god. Røde tall på kostnader for konto 6861 kretsting og 7450 kurs og samlinger.
	
Dag

SAK 53/19 DRØFTINGSSAKER

53.1 Nye prosjekt : Kort skriv om målsetting og budsjett. Skriftlig rapport. Forslag Vedtatt

53.2 Politiattest : Styrets ansvar overfor klubbene Tatt opp med HIK, sjekker 6 klubber.

53.3 Samlet møte mellom kretsstyre og utvalgene. Halvårlig oppsummering og plan, alle medlemmer deltar. Før 1. oktober

53.4 Sommeraktiviteter : Friidrettsskole, etc. Neste styremøte

53.5 Kurs og utdanning. Neste styremøte

53.6 Styrets representant Anleggsutvalget. Vedtak : Peer

Peer

Ny Dagl.leder

Peer

Peer

		
SAK 54/19 ORIENTERINGSSAKER

54.1 NM kastfemkamp Knarvik Stadion, arrangør AKS-77 . Støttes av Veteranutvalget. 

54.2 Anleggsstatus : Fana Stadion, Arna Idrettspark inkl. kastfelt, Etne, Rosendal, Friplass Alvøen, andre pågående prosjekt (An-Magritt)
Fana : Gresset fjernet i kulesektor, topp-dekke er ikke lagt.
Arna : Kastfelt, Peer følger opp kommunen. Gjerde bak mål må være 6m. Brukergruppe friidrett-fotball anbefaler ikke gjerde. Separate treningstider anbefales.
Rosendal : Anbud ute, finansiering klar. Åpningsstevne neste år.
Etne : Møte avtales 
Austevoll : Vil ha hjelp til å trekke i gang friidrettsgruppen og styremedlemmer.

54.3 Brev fra Frisk angående tildelt treningstid. Kort info fra Peer, som vil lage forslag om vedtak til neste styremøte.

54.4 Status EM 2021. Organisasjonskomiteen er under etablering. President Ketil Tømmernes. Ragnfrid Llano er visepresident og prosjektansvarlig fra Bergensalliansen. Ansettelse av prosjekt koordinator i 100 % stilling er på gang. Ledere for de enkelte avdelingene vil bli utpekt i løpet av høsten. Det er sendt forespørsel om medlemskap i Bergensalliansen til flere lag. 

54.5 Finale Tinestafetten 2020 (Peer) Finale Brannkamp ultimo mai. Ansvarlig NFIF svært positiv, samme med Brann. Tine kontaktet. Styret positiv. Følges opp.

54.6 Stor KM Norna-Salhus negativ. Gneist forespurt, venter på svar.	

Peer
Peer

Dag

Peer

Peer
		
SAK 55/19: EVENTUELT

Styret : Endrede ansvars- og støtte personer (se vedlegg)
Ulvøya : Peer har framlagt forslag til bruk
Bergen kommune : Vil fremme forslag for pensjonistgruppen. Viktig med offentlig finansiering
Flyplassløpet : Kontakt med Bergenshus leder. Søker positivt løsningsforslag.	

Neste Styremøte: Tirsdag 10. September. Idrettens Hus kl. 17:30. Mat fra 17:10.

Protokoll skrevet  08.08.2019, Referent DL Dag Rydland     
Protokoll godkjent 08.08.2019, Styreleder Peer Jarnung    
Underskrift Styreleder Peer Jarnung (sign.)