Protokoll Styremøte:        Hordaland Friidrettskrets  	Horda	
Møtedato: 
10.09.2019	Møtested: 
Idrettens Hus	Distribusjon til: 
Kretsstyret og utvalgene	
Møtedeltakere:  
Fra Kretsstyret: Peer Frode Jarnung, Wenche Gjesdal, Nina Hjellestad, Tibor Alexander Mæhlum, Dag Rydland,
An-Magritt Hasås, Aleksander Meyer, Silje Pettersen. 
Fra Adm: Eddie Ebbesvik daglig leder	
Forfall:	 Hilde S. Gundersen (styremøte NFIF)	
SAKSLISTE
56/19: Godkjenning av innkalling og saksliste
57/19: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 06.08.2019
58/19: Gjenstående aksjoner fra tidligere møter
59/19: Handlingsplan 2019/2020
60/19: Regnskap, økonomi
61/19: Drøftingssaker 
62/19: Orienteringssaker
63/19: Eventuelt
	                                                                                                ANSVAR	  		
SAK 56/19: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE

Vedtak : OK			
SAK 57/19: GODKJENNING AV PROTOKOLL AV 19.06.2019

Vedtak : OK			
SAK 58/19: GJENSTÅENDE AKSJONER FRA TIDLIGERE MØTER

Sak 43/18 : Årbok
Linker legges inn i mottatt Word dokument. Skal avsluttes før 31.12.2019. Innholdsfortegnelse klar, arbeid med å identifisere aktuell informasjon på nettet pågår.
Dag: holder på med år bok. Blir ferdig til årsskiftet.

Sak 11/19 : Regnskap
Regnskapsfører er klar for å starte føringen, men mangler foto av bilag.
Eddie får opplæring. Tas opp på neste styremøte.

Sak 31/19: Tinestafetten 2019
-Svar på brev sendt til NFIF kopiert til Tine angående NTF Opptur. Opptur 7.mai, samme som Tinestafetten. Tine kontaktes. 
Tinestafetten blir 12.mai slik at dette ikke kolliderer med «Opptur».

Sak 33/19: Idrettsregistreringen
Saken om prosedyre for Idrettsregistreringen tas opp med Idrettskretsen, og aksjon tas deretter overfor friidrettens lag. Stikkprøve på lagenes ansvarlige for Politiattest utføres mot 6 lag. Tilgang til lagenes årlige rapport/idrettsregistreringen skaffes fra HIK 
Stikkprøve på 6 klubber. Alt i orden fra disse klubbene. FERDIG.

Sak 36/19: Innkjøpt datautstyr
-PC i fast opplegg på Fana Stadion, brukergruppen involveres og setter opp teknisk nettverk. 

-Kretsen kjøper kabler og installasjonsmateriell etter spesifikasjon fra Brukergruppene. 
Sak 36/19 må tas i god tid før neste sesong
An-Magritt: Ikke kjøpt inn. Dag: Må kjøpes nå da utstyret skal brukes i Leikvanghallen 2019/2020 sesongen. Aksjon: Kjøpes inn nå før november – ansvar: An-Magritt. 

Sak 45/19: Drøftingssaker
-Problem med kastbur Fyllingsdalen, de som løper gjennom grop kan treffe stolper. Tas opp med Br. Kommune. Møte mellom Torbjørn Iversen (Bergen kommune) og Peer og Eddie.

-Tidtakerutstyr Fyllingen og Skansemyren. Brev er sendt til Bergen kommune. Svar purres, Thorbjørn Iversen. Er sendt mail og purret (An-Magritt). Ønsker mobilt tidtageranlegg. Aksjon: møte Torbjørn Iversen, Peer og Eddie.

-Dommerliste, oppdatering. Ikke ferdig, følges opp. Ferdig august. Purret, ikke levert. Møte utsatt i dommerutvalget – igjen. Om det ikke skjer noe må styret ta aksjon mot dommerutvalget. Bør styret lage møteplan for utvalgene? Nei mener styret. Forbundsdommer kurs etterlyses. Bør få behov fra klubbene og lage en kursplan. .

-Arbeidsgruppe Leikvang stadion må startes snarest.. Vedtak : Brukergruppen overtar saken. Medlemmer : Ø. Odland Hovding, Tom Jensen Norna-Salhus, Magnus Kleppe Anleggsutvalget. 
An-Magritt kaller inn til første møte og Magnus overtar ansvaret etter møtet.

Sak 46/19: Orienteringssaker
-Ulsetskogen Skole. Styreleder følger opp, aktiviteten koordinert med styreleder Norna-Salhus. Peer har snakket med styreleder i Norna og videresendt til daglig leder i NS, Tom Jensen.

-Årets trenerkurs; graveringsfeil: Pågår, lav kostnad. Følges opp. Er under arbeid

53.2 Politiattest : Styrets ansvar overfor klubbene Tatt opp med HIK, sjekker 6 klubber. FERDIG

53.3 Samlet møte mellom kretsstyre og utvalgene. Halvårlig oppsummering og plan, alle medlemmer deltar. Dato: 17. Oktober kl. 19.00 med utvalgene, styremøte kl.17.30.

Arna : Kastfelt, Peer følger opp kommunen. Gjerde bak mål må være 6m. Brukergruppe friidrett-fotball (lokal) anbefaler ikke gjerde. Separate treningstider anbefales. Fri har avtale med fotball om treningstider, og synes det er ok.. Stort sett skilte tider bortsett fra ½ time. 
Treningstider: Avtale mellom Fri og Arna-Bjørnar. Kretsen skal ikke blande seg inn i dette. Gjerdene bak målene må fikses. NB! Utfordring med gjerdet: må kunne fjernes grunnet stavtilløp. 

Etne : Møte avtales. Møte holdt. Ønsker hjelp til restarting av friidrettsgruppen. Etne vil samordne med Klypetussen og Skånevik. 
Det hjelper å besøke klubbene for å få opp aktiviteten. Gisle Sellevoll fra Klypetussen kontaktet kretsen i dag for hjelp til registrering av stevne 21.9. Kretsen må fortsette med utvikling og besøk. Klubbene trenger hjelp. Viktig at kretsen sjekker øvelsesutvalget pr stevne, slik at arrangør holder seg til idrettens regelverk. 

Austevoll : Vil ha hjelp til å trekke i gang friidrettsgruppen og styremedlemmer. Har vært i kontakt med Austevoll. De vil bestille både trenerkurs og dommerkurs, som holdes lokalt. Avventer bestilling.
Dag har vært i kontakt med Austevoll. Trenerkurs og dommer kurs ønskes lokalt. Fått melding om hvor mange de må være av kursdeltakere. Vi får melding fra Austevoll om plan.

54.3 Brev fra Frisk angående tildelt treningstid. Kort info fra Peer, som vil lage forslag om vedtak til neste styremøte. Sak vedlagt innkallingen
Peer har laget et forslag til vedtak som er sendt på mail. Frisk må holde seg til spillereglene. Forslag til vedtak er enstemmig vedtatt. FERDIG.

54.5 Finale Tinestafetten 2020 (Peer) Finale Brannkamp ultimo mai. Ansvarlig NFIF svært positiv, samme med Brann. Tine kontaktet. Styret positiv. Følges opp.
Peer har snakket med Tine med tanke på økonomi. Tine mener det må være likhet for alle kretser, men er likevel positive. Peer og Eddie forfatter en skriftlig henvendelse til Tine om prosjektet.

55.19 Eventuelt
- Ulvsnesøy : Peer har framlagt forslag til bruk. Avventer tilbakemelding fra eieren, holder kontakt. Blir fulgt opp videre.

- Bergen kommune : Vil fremme forslag for pensjonistgruppen. Viktig med offentlig finansiering
Peer har snakket med Warloe. Skal få møte med helseseksjon – få inn handicap og DNT. Målet er å få inn medlemmer og frivillige til friidretten. Bergen kommune har satt av penger for å få pensjonister inn i frivilligheten – friidretten (aktivitet, funksjonærer). Vi må ha en plan for prosjektet. F.eks idrettsmerke taking for pensjonister. Helsedirektoratet har også stønadsordninger rettet mot pensjonister. Slike tiltak er positivt både økonomisk og samfunnsmessig (motvirke ensomhet, helsefremmende). Daglig leder ser på muligheter og lager et prosjektforslag til styret.

- Flyplassløpet : Kontakt med Bergenshus leder. Søker positivt løsningsforslag. Peer forfatter brev til kommandanten på Bergenhus festning, tilbys tittel «løpets øverste beskytter». Peer følger opp.

An-Magritt / 
Dag

Eddie

Peer / Dag

An-Magritt

An-Magritt

Peer/Eddie

Peer/Eddie

Dag

An-Magritt

Peer

Peer

Eddie

Peer

Eddie

Eddie

Peer/Eddie

Peer

Peer/Eddie

Peer

		

SAK 59/19 HANDLINGSPLAN 2019-2020 (Dag)

Handlingsplanen sendes alle. Ansvarlig og støtte går igjennom sitt ansvarsområde og skriver inn oppdatert status. Sendes Dag senest 1 uke før neste styremøte.
Handlingsplan oppdateres av hvert enkelt styremedlem og sendes til daglig leder innen 3 dager.

Alle		
SAK 60/19 REGNSKAP OG ØKONOMI (Aleksander)
60.1 Status – ref. tilsendt prosjektregnskap

60.2 Prosjektregnskap – ref. tilsendt prosjektregnskap

		
SAK 61/19 DRØFTINGSSAKER

61.1 Sommeraktiviteter : Friidrettsskole, etc. (Peer) Lagene bør arrangere Friidrettsskole, melding sendes alle lag? Peer: Viktig arbeidsfelt. Ønsker innspill fra styret

61.2 Kurs og utdanning. (Peer) 3 områder har bedt om hjelp. Peer, Wenche, Dag og Eddie lager forslag til kursplan. Ses opp mot friidrettsforbundet strategiplan. Styret oppfordres til å notere tanker og komme med innspill.

61.3 Terminliste 1.11.19-1.4.20 (Dag) FERDIG

61.4 Trenerforum (Peer) Strategiplan NFIF, pålegger kretsene å lage trenersamling/forum

61.5 Organisasjonsutvikling (Peer) Ref.strategiplan NFIF

Alle

Eddie

Peer
Peer		
SAK 62/19 ORIENTERINGSSAKER

62.1 EM 2021 (Dag). Forespørsel ny daglig leder. Mange ukvalifiserte, men fant rett kandidat fra Sandnes. Har tilsvarende erfaring fra lag-EM i Sandnes. Kunne ikke flytte til Bergen, men være her et par dager i uken. Endte opp med krav om reise og opphold. Ble derfor ikke aktuell. Ny søknadsprosess med ansettelse over nyåret. Styret får en organisasjonsplan fra Dag. Der mangler noen roller som styret må se om de enten ønsker selv, eller har aktuelle kandidater.  

62.2 Lerøylekene (Aleksander). Aleksander har sett ut rapport. Styret synes det var en god rapport og takker for at den ble sendt i forkant av styremøte. Masse skryt til Aleksander og Aasmund, God gjennomføring og god økonomisk styring (ref. Ordinære bussbilletter). Flott at styreleder Peer var med, holdt tale og var synlig blant utøverne. FERDIG.

62.3 Plan ny daglig leder (Eddie)
Prioritering: 
1. Daglige rutiner. 
2. Årshjul med oppdaterte datoer for all aktivitet. 
3. Handlingsplan for stillingen. 
4. Klubbesøk – analyse (hva fungerer bra, hva fungerer ikke bra, status og fremtid, kommersialisering). Eddie lager spørreskjema som omhandler alle segment i kretsen (kurs, veteran, anlegg, terminlister etc.). Styret får oversendt dette skjemaet for komplementering av nødvendige spørsmål. Styret er opptatt av at denne analysen kommer frem til de ulike utvalgene, alternativt at utvalgslederne blir med i møtet. 
5. Kommersialisering av kretsen (økonomi er grunnlag for aktivitet). 
5A. Lage salgsstruktur med analyse av salgsflater (Arenareklame Leikvang-ok, arenareklame Fana stadion-må undersøkes da vi ikke skal slå beina under de lokale lagene som har reklamerettigheter, profilering via bekledning, logo/innholdsmarkedsføring facebook/www, kretsavis ekstern distribusjon, mediaavtale (A-media), Nettverk-seminar/samlinger/billetter store stevner, direkte salg.
5B. Kartlegging av stønadsordninger. 
6. Rekrutteringstiltak/kompetanseheving (kursplaner med aktivitetsplan)

Info til anleggene
62.4 Assistanse til Samnanger (An-Magritt). FERDIG.

62.5 Hanguren Rundt (Peer). FERDIG.
62.6 Møte i arbeidsgruppen kunstgress, status (An-Magritt)
Har vært møte i gruppa. Hilde er villig til å være med, er engasjert og har erfaring fra Fyllingsdalen. Narve er ute da han er gått over i ny stilling i Sogn & Fjordane idrettskrets. Mulig Narve kommer inn igjen i gruppa senere. SIAT – løsning for gjerdeproblematikk kunstgress/løpebane. An-Magritt skal lage en oppgavebeskrivelse til ekstern aktør som utarbeider design / produktspesifikasjon. Arbeidsgruppen har dialog med friidrettsforbundet i forbindelse med godkjenning av anlegg for friidrett som har kunstgress (krav til kastfelt med mer). FERDIG.

Dag

Eddie		
SAK 63/19: EVENTUELT
63.19.1 Signatur og prokura :

Vedtak 1 : Styreleder Peer Jarnung skal ha signaturrett

Dag Rydland har sluttet i Hordaland Friidrettskrets. Eddie M. Ebbesvik overtar som Daglig Leder fra 02.09.19. Endres i Brønnøysund registrene.

Vedtak 2 : Daglig Leder Eddie M. Ebbesvik skal ha prokura og disponere Hordaland Friidrettskrets sine konto i Fana Sparebank, brukskonto 3412.18.05253 og høyrentekonto 3411.24.18980. 
	
Peer/Eddie		

Neste Styremøte: Forslag Torsdag 17. Oktober. Idrettens Hus kl. 17:30. Mat fra 17:10.

Protokoll skrevet      Eddie M. Ebbesvik
Protokoll godkjent    Peer Jarnung
Underskrift