Privat samarbeid

• Idrettslag som samarbeider eller ønsker å samarbeide med private/ kommersielle aktører om avvikling av et idrettsarrangement
• Private/kommersielle aktører som samarbeider eller ønsker å samarbeide med idretten om avvikling av et idrettsarrangement
• Idrettskretser/særforbund
• Særkretser/regioner 

Denne veilederen er utarbeidet for friidrettsklubb som samarbeider eller ønsker å inngå samarbeid med private/kommersielle aktører om gjennomføring av et idrettsarrangement, eksempelvis mosjonsarrangement. Idretten har klare krav til et slikt samarbeid

Idretten bør ha en positiv holdning til at private/kommersielle aktører ønsker å samarbeide med idretten om arrangementer. Dette bidrar til økt interesse for idrett og potensielt flere medlemmer til friidrettsklubbene. Idretten bør derfor legge til rette for og bidra til at private aktører vil samarbeide om ulike friidrettsarrangement.

Et samarbeid mellom idrettslag og private/kommersielle aktører om et idrettsarrangement kan organiseres på ulike måter. Dette blir det redegjort for under pkt. 2. Under pkt. 3 vil veilederen gjennomgå de krav NIFs lov oppstiller for et slikt samarbeid. I vedlegget til veilederen gis det eksempler på aktuelle bestemmelser som kan/bør benyttes i avtaledokumenter som regulerer samarbeidet.

2.1 Samarbeidsformer

Samarbeid mellom friidrettsklubbene og private/kommersielle aktører om et idrettsarrangement kan skje på ulike måter:

2.1.1 Avtale mellom et idrettslag og en privat aktør

Det vanligste er at et idrettsarrangement avvikles gjennom et samarbeid mellom et idrettslag og en privat/kommersiell aktør, typisk en bedrift. I slike tilfeller er begge med på å gjennomføre arrangementet, men de bidrar normalt på ulike måter. Bedriften bidrar for eksempel med nødvendig kapital, mens friidrettsklubben bidrar med sin kompetanse på feltet og sine frivillige. I slike tilfeller oppstiller NIF et krav til den avtale (arrangementsavtale) som inngås mellom partene. Se mer under punkt 2.2. 

2.1.2 Avtale mellom et idrettslag og et eget arrangørselskap

Et alternativ er at arrangementet avvikles i regi av et eget arrangørselskap. Dersom idrettslaget skal bidra med noe i forbindelse med arrangementet, må det også i slike tilfeller inngås en avtale (arrangementsavtale) mellom idrettslaget og arrangørselskapet. Se mer under punkt 2.2.

Arrangørselskapet kan være organisert på ulike måter:

• Arrangørselskapet er eid av idrettslaget og privat/kommersiell aktør i felleskap
• Arrangørselskapet er eid av idrettslaget/ne alene (Birken AS; Rena IL, Lillehammer Skiklubb og Lillehammer Cykleklubb).
• Arrangørselskapet er eid av privat/kommersiell aktør alene

Uavhengig av hvordan arrangørselskapet er organisert og hvem som eier det, må det inngås en arrangementsavtale mellom idrettslaget og arrangørselskapet, se mer under punkt 2.2. Dette gjelder selv om arrangørselskapet er heleid av idrettslaget selv.

En arrangementsavtale inngås som en ordinær, skriftlig avtale mellom partene. Avtalen må beskrive partenes rettigheter og plikter i forbindelse med arrangementet, og være i overensstemmelse med kravene i NIFs lov, som er nærmere beskrevet i punkt 3.

Avtalen må vedtas av hovedstyret i idrettslaget før den undertegnes av vedkommende som av styret er gitt rett til å signere avtalen (normalt styreleder). Vedtaket må fremgå av styreprotokollen. Dersom samarbeidet må anses å være av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet, må avtalen forelegges idrettslagets årsmøte for godkjenning, jf. NIFs lov § 2-22.

Dersom arrangørselskapet skal eies helt eller delvis av friidrettsklubben/idrettslaget, må beslutningen om å etablere et slikt selskap vedtas av hovedstyret, eventuelt av årsmøtet, se nærmere om NIFs lov § 2-22 i punkt 2.2. Vedtaket må fremgå av protokollen. Også ved etableringen av et arrangørselskap (typisk et AS) hvor både idrettslaget og den private/kommersielle aktøren er aksjonærer, er det nødvendig at det tas hensyn til idrettens regler. Dette kan gjøres både i selskapets vedtekter og i en aksjonær-avtale mellom partene (se nærmere i vedlegget).

Hvilken samarbeidsform idrettslaget bør velge, vil være avhengig av en rekke faktorer. Dersom den økonomiske risikoen ved gjennomføringen av idrettsarrangementet er betydelig, bør idrettslaget vurdere å etablere et eget arrangørselskap, slik at det er selskapet, og ikke idrettslaget, som er ansvarlig for avviklingen av arrangementet. På den måten vil idrettslaget kunne skjermes fra et eventuelt underskudd/tap som måtte oppstå i forbindelse med gjennomføringen av arrangementet. Her er det samtidig viktig å fremheve at arrangementet skal gjennomføres på en forsvarlig måte med god økonomikontroll. 

Er selskapet heleid av idrettslaget, vil idrettslaget ha kontroll på selskapet. Det samme gjelder der idrettslaget er majoritetsaksjonær. Skal idrettslaget derimot ha en mindre eierandel, må idrettslaget vurdere om det er hensiktsmessig å etablere et slikt selskap dersom idrettslaget ønsker å ha kontroll på arrangementet.

Det er viktig å være oppmerksom på at et arrangørselskap vil være underlagt andre regler enn et idrettslag blant annet når det gjelder merverdiavgift og skatt samt styring og administrasjon. Her er noen momenter idrettslaget må kjenne til når det skal vurdere hvordan arrangementet skal organiseres:

• Et arrangørselskap som er delvis eid av en privat/kommersiell aktør må skatte av overskuddet i selskapet. Et idrettslag, eller et arrangørselskap heleid av idrettslaget, vil normalt ikke være skattepliktig for et overskudd generert gjennom et idrettsarrangement.
• Et idrettslag eller et arrangørselskap som er majoritets eid av idrettslaget, vil kunne søke om spillemidler til oppføring av idrettsanlegg, herunder også merverdiavgiftskompensasjon i den forbindelse. Et arrangørselskap som er majoritets eid av en privat/kommersiell aktør vil ikke kunne søke om spille-midler eller merverdiavgiftskompensasjon.
• Et idrettslag, eller et selskap som er heleid av idrettslaget, vil kunne søke om merverdiavgiftskompensasjon ved kjøp av varer og tjenester. Et arrangørselskap som er deleid av en privat/kommersiell aktør vil ikke kunne søke om slik merverdiavgiftskompensasjon.
• Et arrangørselskap vil ikke være underlagt idrettens regelverk. Et arrangørselskap organisert som et AS vil være underlagt aksjeloven med de krav som der gjelder til aksjekapital, vedtekter, styre og administrasjon.

Både inngåelse av en arrangementsavtale og etablering av et arrangørselskap krever god kjennskap til reglene for skatt og merverdiavgift. Idrettslagene bør derfor knytte til seg profesjonell bistand for å vurdere hvilken samarbeidsform laget bør velge.

Ny bestemmelse i NIFs lov

Idrettstinget 2011 vedtok en ny bestemmelse i NIFs lov § 14-2 (4) som oppstiller flere krav til samarbeid om idrettsarrangementer mellom idrettslag og private/ kommersielle aktører. Bestemmelsen lyder:

”(4) Organisasjonsledd som samarbeider med annet rettssubjekt om et idrettsarrangement skal besørge at arrangementet er underlagt og gjennomføres i henhold til idrettens regelverk. Organisasjonsleddet skal besørge at det får en rimelig andel av de inntekter arrangementet genererer. Samarbeidet skal reguleres skriftlig og overordnet organisasjonsledd har rett til innsyn i alle avtaler og dokumenter knyttet til arrangementet og samarbeidet.”

Bestemmelsen omhandler alle typer samarbeidsformer om idrettsarrangement. Med ”organisasjonsledd” menes i denne sammenheng idrettens organisasjonsledd (idrettslag, særkretser/regioner, idrettskretser og særforbund), og med ”annet rettssubjekt” menes den private/kommersielle aktøren. NIFs regler gjelder uavhengig av hvordan det andre rettssubjektet er organisert og hvem som er eiere. ”Annet rettssubjekt” vil typisk kunne være et aksjeselskap, men vil også omfatte andre selskapsinnretninger som f eks ansvarlige selskaper (ANS), kommandittselskaper (KS), enkeltpersonforetak (ENK) og stiftelser. Også enkeltpersoner omfattes. 

Begrunnelsen for bestemmelsen er å sikre at denne typen idrettsarrangementer blir underlagt idrettens regelverk og at arrangementsavtaler med private/kommersielle aktører bidrar til økonomisk inntjening for idrettslagene.

Kravene i NIFs lov § 14-2 (4)

Bestemmelsen inneholder fire krav. I det følgende vil innholdet i de fire kravene bli gjennomgått. 

Krav 1: Samarbeidet skal reguleres skriftlig

NIFs lov krever at det skal foreligge en skriftlig avtale mellom partene, jf. også punkt 2.2 ovenfor. En skriftlig avtale sikrer bevisstgjøring for partene i forhold til hva de faktisk har avtalt og gir trygghet/etterprøvbarhet. Skriftlighet sikrer også at overordnet organisasjonsledd kan kontrollere avtalens innhold, jf. krav 4.

Krav 2: Arrangementet skal være underlagt og gjennomføres i henhold til idrettens regelverk

Friidrettsklubben skal sørge for at arrangementet er underlagt og gjennomføres i henhold til idrettens regelverk. Dette innebærer at arrangementet skal følge den aktuelle idrettens kamp- og konkurranseregler i relevant utstrekning, samt idrettens øvrige regelverk, som eksempelvis NIFs bestemmelser om doping og straff. For å sikre at idrettslaget oppfyller dette kravet i NIFs lov, bør idrettslaget legge inn et eget punkt om dette i arrangementsavtalen. Se forslag til tekst i vedleggets punkt 2 (i).

Krav 3: Idrettslaget skal ha en rimelig andel av de inntekter arrangementet genererer

Et idrettsarrangement vil normalt ha inntekter i form av påmeldingsavgifter, billettsalg, kiosksalg, markeds- og medieavtaler etc. NIFs lov krever at idrettslaget skal ha en rimelig andel av disse inntektene. Hva som er en rimelig andel må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Momenter i denne vurderingen vil blant annet være:

• Størrelsen på arrangementet, som eksempelvis antall deltakere, omsetning mv.
• Hva idrettslaget bidrar med i form av frivillig arbeid, anlegg, kompetanse etc.
• Den private/kommersielle aktørens bidrag, som eksempelvis kontantinnskudd, sponsorinntekter, markedsføring etc. I tillegg vil det være av betydning om den private/kommersielle aktøren påtar seg en stor del av den økonomiske risikoen for gjennomføringen av arrangementet.
• De historiske inntektene, det vil si inntekter fra arrangementet tidligere år. 

Det er også viktig å fremheve at bestemmelsen skal sikre idrettslaget en andel av de ”inntekter” arrangementet genererer, og ikke en andel av overskuddet som arrangementet genererer. Inntekter og overskudd er to ulike regnskapsmessige størrelser. Et arrangement vil generere inntekter, men ikke nødvendigvis et overskudd.

For å sikre at friidrettsklubben oppfyller dette kravet i NIFs lov, bør idrettslaget legge inn et eget punkt om dette i arrangementsavtalen. Se forslag til tekst i vedleggets punkt 2 (ii)

Krav 4: Overordnet organisasjonsledd har rett til innsyn i alle avtaler og dokumenter knyttet til arrangementet og samarbeidet

Formålet med dette kravet er at overordnet organisasjonsledd skal kunne kontrollere at kravene i NIFs lov § 14-2 (4) etterleves. Kravet om innsynsrett bør inntas i avtalen for å synliggjøre overfor den private/kommersielle aktøren at det foreligger innsynsrett.

For å sikre at friidrettsklubben oppfyller dette kravet i NIFs lov, bør idrettslaget legge inn et eget punkt om dette i arrangementsavtalen. Se forslag til tekst i vedleggets punkt 2 (iii).

Friidrettsklubber som samarbeider med eller ønsker å samarbeide med private/kommersielle aktører om avvikling av et idrettsarrangement, kan få nærmere informasjon om NIFs regler på dette feltet fra idrettskretsen og det aktuelle særforbundet. Det samme gjelder idrettslag som oppdager at private/kommersielle aktører driver konkurrerende arrangementer.

VEDLEGG: BESTEMMELSER FOR BRUK I AVTALER/DOKUMENTER

1.INNLEDNING

Arrangementssamarbeid mellom private/kommersielle aktører og idrettslag kan innta ulike former. Samarbeidsformen vil ha betydning både for utformingen av det skriftlige avtaleverket som må utarbeides i den anledning, og hvilke vedtak som må treffes av idrettslagets styre og/eller årsmøte, jf. punkt 2.2 i veilederen.

Nedenfor følger eksempler på bestemmelser (med enkelte kommentarer) som kan/bør tas inn i ulike avtaler/dokumenter. Det fremheves at bestemmelsene er generelle og at avtaleform og innhold må tilpasses hvert enkelt arrangement. 

2. BESTEMMELSER I ARRANGEMENTS AVTALEN

Nedenfor følger eksempler på enkelte bestemmelser idrettslaget bør besørge inntatt i arrangementsavtalen i tillegg til de øvrige avtalepunktene som regulerer rettigheter og plikter mellom partene. Disse bestemmelsene skal følgelig utgjøre et supplement til øvrige bestemmelser i avtalen.

(i)Forholdet til idrettens regelverk

”Arrangementet skal gjennomføres i henhold til idrettens regelverk, blant annet nasjonalt og internasjonalt regelverk fra idrettslagets overordnede organisasjonsledd og gjeldende kamp- og konkurransereglement.”

Kommentar: Bestemmelsen skal sikre at den private/kommersielle aktøren både er kjent med og aksepterer at arrangementet er underlagt idrettens regelverk, jf. NIFs lov § 14-2(4).

(ii) Fordeling av inntekter

”Idrettslaget skal motta [fyll inn tall] % av de inntekter arrangementet genererer, blant annet arrangementets:”

• Billettinntekter
• Markeds- og medieinntekter
• Nettoinntekter relatert til kiosksalg/programvaresalg/parkering o.l.
• Inntekter fra påmeldings-/startavgifter
• Inntekter som følge av forsikringsutbetalinger ifm avlysning/avbrudd

Kommentar: Bestemmelsen relaterer seg til kravet om at idrettslaget/friidrettsklubben skal ha en ”rimelig andel” av de inntekter arrangementet genererer, jf. NIFs lov § 14-2(4). Inntektskategoriene angitt i strekpunktene er ikke uttømmende og de er kun eksempler på hva arrangementsinntektene typisk vil bestå i. Når det gjelder angivelsen av størrelsen på idrettslagets andel av arrangementsinntektene, vises det til punkt 3.2.3 i Veilederen.

(iii) Innsynsrett

”Idrettslagets overordnede organisasjonsledd har rett til innsyn i denne avtalen og alle øvrige dokumenter/avtaler knyttet til arrangementet og samarbeidet.”

Kommentar: Bestemmelsen skal sikre at den private/kommersielle aktøren både er kjent med og aksepterer at overordnet organisasjonsledd har innsynsrett i arrangementsavtalen mv. Som blant annet vil inkludere NFIF og friidrettskretsen

(iv) Arrangementskomité

”Det skal etableres en arrangementskomité for arrangementet. Idrettslaget skal utpeke [fyll inn antall] av representantene i arrangementskomiteen.”

Kommentar: Det vil normalt bli nedsatt en arrangementskomité som har det praktiske ansvaret for organiseringen og gjennomføringen av arrangementet. Idrettslagets representant(er) bør være representert i en slik arrangementskomité og utgjøre flertallet av representantene i komiteen. Dette for å sikre at arrangementet gjennomføres i tråd med idrettens regelverk.

3. BESTEMMELSER I AKSJONÆRAVTALE

Dersom idrettslaget og den private/kommersielle aktøren sammen etablerer et aksjeselskap som skal gjennomføre/forestå arrangementet, bør det inngås en avtale mellom aksjonærene (idrettslaget og den private/kommersielle aktøren), som regulerer aksjonærenes styring og drift av selskapet. Aksjonæravtalen bør inneholde flere av de samme punktene som er nevnt under punkt 2 ovenfor. Enkelte justeringen må dog til ettersom samarbeidet skjer gjennom et aksjeselskap som eies av partene i fellesskap og som er underlagt aksjeloven.

Dersom idrettslaget og den private/kommersielle aktøren etablerer en annen felles selskapsform enn et aksjeselskap (AS), må de samme prinsipper/bestemmelser gis anvendelse så langt de passer.

(i) Forholdet til idrettens regelverk

”Aksjonærene skal i fellesskap besørge at arrangementet gjennomføres i henhold til idrettens regelverk, herunder, men ikke begrenset til, Idrettslagets overordnede nasjonale og internasjonale organisasjonsledds regelverk og gjeldende kamp- og konkurransereglement.”

Kommentar: Bestemmelsen skal sikre at aksjonærene, dvs. både idrettslaget og den private/kommersielle aktøren, er kjent med og aksepterer at arrangementet er underlagt idrettens regelverk, jf. NIFs lov § 14-2(4).

(ii) Selskapets styre

”Idrettslaget skal være representert med [fyll inn] medlemmer i selskapets styre.”

Kommentar: For å sikre at arrangementet gjennomføres i tråd med idrettens regelverk er det viktig at idrettslaget er representert i styret i selskapet. Idrettslaget bør eventuelt også utpeke flertallet av styremedlemmene i selskapet.

(iii) Innsynsrett

”Idrettslagets overordnede organisasjonsledd har rett til innsyn i denne aksjonæravtalen og alle øvrige dokumenter/avtaler knyttet til arrangementet og samarbeidet.”

Kommentar: Bestemmelsen skal sikre at den private/kommersielle aktøren både er kjent med og aksepterer at overordnet organisasjonsledd har innsynsrett i aksjonæravtalen mv. 

4. BESTEMMELSER I SELSKAPSVEDTEKTER

Dersom idrettslaget og den private/kommersielle aktøren sammen etablerer et aksjeselskap som skal forestå idrettsarrangementet, og idrettslaget ikke har aksjemajoriteten i selskapet, bør idrettslaget også besørge at det inntas en bestemmelse i selskapets vedtekter hvor det heter:

”Selskapets styre består av … (antall) medlemmer … (antall) av styremedlemmene velges av …….. (navn på idrettslaget) og … (antall) av generalforsamlingen” 

Dersom idrettslaget innehar 1/3 eller mindre av aksjene i selskapet, bør idrettslaget i tillegg besørge inntatt følgende setning i ovennevnte bestemmelsen: ”Endring av denne bestemmelsen fordrer enstemmighet i generalforsamlingen.”

Kommentar: En slik regulering i selskapets vedtekter trygger idrettslagets rett til å velge styrerepresentanter selv om idrettslaget ikke innehar aksjemajoriteten. Vær oppmerksom på at i henhold til aksjeloven kan kun inntil halvparten av styremedlemmene velges av idrettslaget. Flertallet av styremedlemmene må velges av generalforsamlingen. Dersom idrettslaget skal ha flertall i styret, må dette følgelig hensyn tas gjennom beslutning i generalforsamlingen.

Denne informasjonen er hentet fra NIF dokument ”Samarbeid om idrettsarrangement – Veileder for idrettslag i Norges idrettsforbund”. Med noen få tilpasninger mot friidrett. 

Friidrettsklubben vil alltid stå som tekniskarrangør av et mosjonsarrangement.  Uansett om arrangementet er i samarbeid med en kommersiell partner er det viktig for oss i Norges Friidrettsforbund (NFIF) at våre klubber får noe igjen for jobben de gjør. I veilederen finner du mange tips på hvordan man kan løse et samarbeid med private aktører. Dersom man trenger hjelp eller tips til hvordan man kan løse dette. Ta kontakt med NFIF.

Epost: magnus.trosdahl@friidrett.no